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從工程機械進銷存系統到三箱庫存管理模型

發表時間:2020-07-29 14:26

【轉自 第一工程機械網】

中國工程機械保有量已經超過750萬臺,客戶對服務和配件的及時性要求越來越高,因為設備停工一天都會造成巨大的經濟損失。然而,很多代理商對后市場的理解仍停留在售后服務的水平,對配件庫存管理的了解更加膚淺,一些代理商老板對配件的要求很簡單:保證現貨、保證客戶滿意度。在歐洲和北美成熟市場,服務和配件業務貢獻了代理商營業額的40~50%,占比甚至超過了整機銷售。相比之下,中國代理商服務和配件業務的貢獻仍然只有大約10%,而在庫存運營效率上的差距也很大。

如果進一步分析中國代理商的配件庫存效率,我們就會發現:沒有幾家代理商會通過科學的預測來做庫存計劃,幾乎所有的庫存計劃都是依靠感覺、經驗和客戶的訂單。其結果就是,代理商的配件庫存周轉率僅僅是2~2.5次/年,運營效率不高,而汽車行業的配件庫存周轉率是3~4次/年。


代理商配件庫存周轉率統計數據(數據源自柚可科技) 圖

代理商配件庫存周轉率統計數據(數據源自柚可科技) 圖


導致配件運營效率低的主要原因是倉庫里存在著大量的無效庫存(即呆滯庫存和過剩庫存),一些代理商的無效庫存比率甚至超過了70%,它們既占用了企業的資金,又不能為企業創造利潤,還會產生報廢風險,當然也拖累了配件業務的運營效率。

進銷存是配件業務數字化轉型的第一步

顯然,采用科學的預測和管理手段來經營配件業務十分必要,而第一步就是代理商的數字化轉型,如果沒有配件銷售和庫存的數據,代理商就無法利用數學模型進行數據分析,找出最有效的預測方法,為代理商和客戶創造價值。

現在,很多工程機械代理商已經實施了ERP(企業資源計劃)、CRM(客戶關系管理)或配件進銷存系統,邁出了數字化轉型的第一步。當我與一些代理商老板談到庫存管理時,他們都會自豪地告訴我,公司已經實施了最先進的管理系統,管理著公司2,000萬的配件庫存!似乎實施了系統之后,庫存管理完全沒有問題。可是,為什么代理商呆滯庫存的比例還如此高呢?2,000萬的配件庫存應該讓老板感到自豪、還是更應該感到擔憂呢?

最初人們把倉庫看作一個存放零件的大箱子,每天有零件拿出箱子,即零件出庫以滿足銷售或服務的需要;定期又有零件被放入箱子,即零件入庫,以補充庫存的不足,以避免零件缺貨。進銷存系統解決的是配件業務中進貨、出貨、銷售和付款全程跟蹤管理,保證了庫存管理中的“三清”,即貨清、票清和款清,為企業提供從訂單到采購、入庫、交貨和回款的準確數據,代理商可以隨時查詢零件所存放的位置、庫存量多少和價格等。但是,代理商如果以為這就是配件庫存管理,可以通過進銷存系統來掌控零件庫存,那就大錯而特錯了。

進銷存無法解決庫存計劃問題

庫存管理并不是賣出零件后按時收到貨款那么簡單,進銷存系統最大的缺陷,是無法回答配件庫存管理中的三個核心問題:“應該存什么零件?應該存多少數量?不應該存什么零件?”所以代理商才會面臨之前所描述的窘境:雖然使用了系統工具,卻無法做出正確的采購計劃,造成庫存中出現大量的無效庫存,產生呆滯風險和浪費。

零件庫存縮短了交貨期,能夠幫助客戶解決服務中的問題,提升客戶滿意度。如果沒有庫存,代理商就無法留住客戶。為此,很多代理商都通過增加庫存量來提升零件的現貨滿足率。比如:當一位客戶需要1臺不常用的液壓泵時,庫存計劃人員通常會采購2臺回來,1臺賣給客戶,第2臺存放在倉庫里,以便下次有需求時可以提供現貨。

這種做法看似合理,實際上卻十分盲目,產生了大量無效庫存。正是由于在激烈的后市場競爭中擔心丟失訂單,甚至丟失客戶,代理商盲目地庫存了很多不必要的零件,他們現在都面臨這樣的煩惱:配件賺來的利潤又變成了庫存,配件庫存不斷增加,可庫存周轉率和現貨滿足率卻都在下降,客戶需要的零件常常缺貨,庫里存放的零件卻無人問津,因為進銷存系統無法解決需求預測和庫存計劃問題。

殘酷的現實是:代理商經營時間越久,倉庫里積壓的呆滯庫存和過剩庫存越多,這些庫存占用代理商的資金和貨架,卻從來沒有實現過銷售。花錢買進來的零件不僅沒有給代理商帶來利潤,反而變成了代理商的負擔。

代理商必須清醒地認識到:

存儲正確的零件 = 利潤回報 + 資金周轉 + 客戶滿意

存儲錯誤的零件 = 呆滯損失 + 資金占用 + 客戶不滿

很多代理商都忽視了庫存管理的專業性,一些代理商的庫存計劃只是兼職崗位,很多老板還以為進銷存系統能夠解決所有的庫存問題,依靠經驗庫存主管就能夠確定存什么、存多少,而隨著經驗的積累,他們采購的零件會越來越準確。事實證明,這是完全錯誤的想法,如果代理商不及時做出改變,采取有效的方法預測市場需求,呆滯庫存的問題將會越積越嚴重。


勤奮的懶惰,就是低水平的重復!

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三箱模型幫助代理商避免無效庫存

庫存管理本身就是一個建模和數據挖掘的過程。代理商定期從廠家采購零件庫存訂單,放進配件倉庫以滿足客戶的需求,這是一個典型的定期訂貨模型。

假設代理商從廠家訂購零件的周期為T,配件倉庫里至少要存放一定的庫存量,保證到下一次訂貨之前不會出現缺貨,這就是第一只存放零件的箱子,稱為周轉庫存(Working Stock)。可是,零件從訂貨到入庫中間還有一個交貨期LT(Lead Time),我們還必須增加第二只存放零件的箱子,里面是交貨期中零件的需求量,避免新訂的零件到貨之前出現缺貨,這稱為周轉儲備庫存(Working Reserve)

周轉庫存加周轉儲備庫存的模型看起來十分完美,但這一切的基礎是預測的準確性。不幸的是,真實的世界并不完美,對零件需求存在著很大的不確定性,所以需求預測也必然存在偏差。因此,僅有周轉庫存和周轉儲備庫存還不夠,一旦需求變化,或者交貨期延長,仍可能發生缺貨的情況。為了補償需求預測偏差和交貨期延遲所造成的缺貨風險,同時滿足一定的現貨滿足率,我們又增加了第三只存放零件的箱子,稱為安全庫存(Safety Stock),用來保證在一定預測偏差條件下,仍然能夠滿足客戶的需求,這就是三箱庫存管理模型(下圖所示)。


從進銷存系統到三箱庫存管理模型

從進銷存系統到三箱庫存管理模型


舉例來說,廠家允許代理商每2周訂一次庫存訂單,交貨期也是2周,則代理商至少需要存儲4周的零件需求量,以保證零件周轉的需要。假如某種零件月平均需求量為16個,是標準差為8.5的正態分布,在95%的現貨滿足率條件下,安全庫存為14個,這樣三箱庫存模型就是:周轉庫存8個,周轉儲備庫存8個,安全庫存14個,加在一起就是30個,即該零件合理的庫存上限是30個,能保證95%的現貨滿足率。

該零件超過30個的庫存都被稱為無效庫存(過剩庫存或呆滯庫存),它們對零件的利潤、現貨滿足率和庫存周轉率都沒有任何貢獻,無效庫存產生的根源是預測失敗或管理缺失,必須盡量避免。

從三箱庫存管理模型我們可以看出:只有周轉庫存和周轉儲備庫存才能對現貨滿足率和庫存周轉率做出貢獻,安全庫存是以犧牲部分庫存投資回報率為代價,保證在需求波動情況下的現貨滿足率和客戶滿意度,而無效庫存則對代理商和客戶沒有任何貢獻。

庫存中有過剩就會有缺貨,過剩和缺貨就像一對“孿生兄弟”,如果代理商把有限的資金浪費在無效庫存上,勢必會造成有效庫存的資金短缺。所有的短缺,最終都以過剩收尾;而所有的過剩,都是從短缺開始。很多代理商以為“增加庫存量就能提升現貨滿足率和客戶滿意度”,其結果只能是事倍功半,因為隨著庫存金額的增加,庫存的邊際效益卻在快速遞減,造成很多呆滯庫存和浪費。

采用三箱庫存管理模型能夠精準地計算該存什么零件,存多少數量,不該存什么零件,在保證適當的現貨滿足率條件下,精準地確定每個箱子里的零件數量,優化資金的利用率,最大限度地避免無效庫存,提高配件業務的投資回報率和客戶滿意度,正是庫存管理工作的意義所在。


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